Arrangementsstrategi

Av Bjørn Nørstegård den | 22. Apr 2010 | No Comments

Arrangementsstrategi: bygger på allerede etablerte, helst profilerte, arrangementer. Satser dels på å videreutvikle disse og/eller utvikle helt nye, helst komplementære arrangementer – kanskje på andre tider av året pga kapasitet innen overnatting og i forhold til den frivillige ressursen.

Dette er den første i en serie på korte introduksjoner til hva som kan ligge i ulike strategier for å utvikle opplevelsesnæringene.

Kjente eksempler på byer som har satset på denne stretegien er Cannes, Edinburgh og København I Norge tenker vi kanskje først og fremst på byer som Bergen, Haugesund, Tromsø og Lillehammer. Dette kan være arrangementer så vel innen kunst og kultur, som innen sport og idrett, og også kongresser.

For noen år siden ble det gjort en undersøkelse av verdiskapingen innen store arrangementer i Norden, i regi av Nordic Innovation Centre (NICe). Den dokumenterte en stor verdiskaping, ikke minst i hovedstedene innen ulike kongresser, mesterskap m.m. Noe overraskende var det vel at den største inntjeningen var relatert til den første oppsettingen av Mamma Mia i Stockholm. Folk fra hele Sverige, sikkert også Norden, booket langhelger. Kredittkortet ble flittig brukt på overnatting, bespisning, shopping osv.

Muligheter og begrensninger ved å satse på strategien:
I gode tider brukes mye penger på opplevelser, oppleve unike ting. Eller jobbe mot et mål – som alle birkebeinerne gjør, enten de trener til rennet, rittet eller løpet. Disse gruppene vil oppleve stadig nye ting, noe som skaper et underliggende behov for å utvikle nye konsepter og attraksjoner. I en økende velstand vil de kanskje også reise stadig lengre, bruke mer penger – på å oppleve ting de har samsnakket med gode venner om i årevis. Lojaliteten til et arrangement kan være sterk, men trenger ikke var evig. Endringer i trender og verdier vil også kunne slå hardt inn i et arrangement, som har lagt store investeringer i årets program.

Økonomien i særlig de store arrangementer er nært knyttet til å finne et riktig balansepunkt i forhold til alle de frivillige som trenges. År etter år, ja kanskje flere ganger pr. år. Det må stadig fornyes en kontrakt mellom de ulike foreningene som inngår og enkeltmedlemmene som inngår i disse foreningene.

Det er også som regel et sterkt element av ”passion” inne i bildet, i forhold til de ildsjelene som en gang dro i gang et arrangement, et event, som senere har vokst seg stort og kraftig. Ildsjelene trenger ikke alltid ha sammenfallende interesser med samarbeidsaktører som ønsker å bygge arrangementet stadig større.

Store arrangementer krever god tilgang på overnattingskapasitet. Mer enn en gang har alliansene mellom de som står for arrangementet, og de som skal sette av overnattingskapasitet brutt sammen. Avtaler omkring rettigheter og fordeling av pengestrømmer – eller fraværet av disse – står ofte sentralt.

Det er, som det vel framgår av det ovenstående, stor sårbarhet knyttet til en satsing på utvikling av flere årlige arrangementer. Noe kan forebygges gjennom gode avtaler, god planlegging, men ikke alt. Det er alltid et mytisk element i forhold til hva som slår og ikke slår i markedet. Mange er etterlatt med et tomt og måpende ansiktsuttrykk når gjestene er reist hjem, og kassa er gjort opp. Etablering av et risikofond, gjerne sammen med aktører som beviselig tjener på arrangementet (ofte handel og hotell/restaurant), kan være en mulig vei å gå. Flere undersøkelser har dokumentert at det er betydelige inntekter/ringvirkninger innen handel og bespisning, av store arrangementer. En forndsoppbygging må slikt sett inkludere disse aktørene.

Byer/steder som huser flere festivaler agerer veldig ulikt ift. å stille krav om, eller legge til rette for samarbeid, og samlokalisering. Det er mye det kan samarbeides om, både for å sikre bedre markedsarbeid, bedre produsentfunksjoner, innkjøp, kompetansebygging, samspill på basis av den respektive festival sine databaser, foredling av frivilligressursen osv. Byer som Tromsø og Haugesund virker å ha kommet langt i å tilrettelegge for samarbeid. Her er alle festivalene samlokalisert i sentrale bygg i byen. Kommunene, som støttespillere, kan gjennom klokskap utvikle strategier som oppleves som ”ressursutvikling”. Hvis festivalene synes å merke at et initiativ er preget av innsparing, er det ikke sikkert at strategien er like funksjonell. Samarbeid må tilskyndes på måter som har respekt for ”sjela” til og fundamentet for den enkelte festival.